为了进一步加强学籍管理，规范学生学籍异动程序，维护学校和学生的双方权益，根据国家教委《高等学校学生管理规定》,结合我院实际，现就学籍管理中的有关问题进一步明确如下。

一、学籍管理的职责划分

（一）学院教务处为本院全日制普通大、中专学生学籍管理的主管部门。教务处学籍管理科具体负责学生学籍管理的相关事宜，包括学生在教育主管部门的注册、转系（专业）与转（升）学、休学、停学与复学、留级与退学、开除等学籍异动手续的办理。学籍科负责向各院（部）提供学籍管理方面的文件，指导院（部）进行学籍管理。

（二）各院（部）负责本系学生学籍管理的日常工作。具体包括：在籍学生报到注册，新生名单的初审与上报，学籍异动的初审手续办理，毕业生名单的初审，合格学生毕业证书的发放，解答学生学籍方面的问题等。各系一定要明确专人负责学籍管理的日常工作，同时对院（部）和教务处学籍科负责。

二、学籍异动的审批及办理程序

（一）学生学籍注册。新生入学后三个月内，经复查合格者注册并取得学籍，不合格者退回原籍。各系新生名单须由本人核实、班主任核对无误后在入学当年10月30日前上报教务处学籍科，同时招生办提交学生录取名册，学籍科按教育主管部门要求对合格学生上报注册。已取得学籍的学生应于每学期开学报到时持学生证和交费收据到所在系报到注册，因个人原因未能注册者，责任自负。开学第2周各系将学生注册花名册报教务处备案。

（二）学生转专业与转学。

1．学生（仅限于新生）在本院范围内转专业由本人申请，并填写《襄阳职业技术学院转专业审批表》，经所在系签署意见后，由接收系对其进行全面审核，鉴署意见后报教务处审批。转专业手续在第一学年的第一学期末进行申请，第2学期开学时转入新的专业进行学习，其他时间一律不受理。转专业只能在第一学年内进行，并且在校期间只允许转一次。

2．学生在本省内转学，必须经转出、转入学校同意。我院学生转入外校学习的须填写《襄阳职业技术学院学生转学审批表》，在院内按转系程序办理。经学院批准后，再填写湖北省《普通高等学校学生转学审批表》，并按有关规定办理手续。凡要求从外校转入我院的学生，须持有《湖北省普通高等学校学生转学审批表》，经教务处初审符合要求，由省教育厅批准后正式转入我院，其转学手续由个人负责办理。

3．学生跨省转学按有关规定办理。

（三）休学、停学与复学。

1．学生休学。学生休学由本人申请并附有关证明，同时填写《襄阳职业技术学院学生休学审批表》，经系审查，报教务处批准后办理休学手续，未办理休学手续者作自动退学处理。休学一般以1年为限，因病经学校批准，可延长时间，但累计不超过两年。

2．学生停学。学生不符合休学条件而必须中途停学，经本人申请，系审查，学院主管领导批准后到教务处办理停学手续。停学者可保留学籍一年，最多不超过两年，停学期满未办理复学手续者，取消学籍。

3．学生复学。学生在休学期满前两周内持有关证明，向学院申请复学。复学时填写《襄阳职业技术学院学生复学审批表》由系审查，报教务处审批合格后办理复学手续。复学学生原则上编入原专业的下一年级学习。

（四）留级与退学。

1．学生留级。每年9月份对在校生进行学籍清理，并将清理结果在全院行文。学生达到学籍管理规定中的留级条件者，由有关院（部）通知学生办理留级手续。留级的学生应按规定交纳培养费。

2．学生退学。凡属自动退学者由本人提出申请，家长签字，并填写《襄阳职业技术学院学生退学审批表》连同有关证明材料经院（部）院长（主任）审核同意后，报教务处复核，提交主管院长批准后执行。由学院决定退学的，学生所在系填写《襄阳职业技术学院学生学籍处理登记表》，经系主任审核签字后，报教务处和学工处复核同意并转呈学院批准，由系通知本人和家长办理离校手续。

（五）凡属学籍异动情况，各系应于每学期开学后第3周由负责学籍的人员将上学期学籍异动情况汇总上报学籍科。

三、结业、肄业与毕业证书的办理

（一）结业。学生在校期间，无论以何种原因退学（开除学籍除外）或未完成计划规定的课程中途停止学习，一律按结业处理。学生学习满一年者发给结业证书。结业证书由教务处办理。

（二）肄业。学生修业期满，未达到毕业规定条件者，按肄业处理。作肄业处理的学生，学校发给肄业证书。肄业证书由教务处办理。

（三）毕业。凡有正式学籍的学生，达到毕业规定条件者，由学籍科提供毕业生名册，学生所在系在学生毕业前一个学期进行核对，经核对签字无误后将名册上报教务处，教务处按审批程序，对成绩和操行合格且所有费用均交清的学生办理毕业证书，并按教育主管部门要求办理学生毕业证上网手续。

本规定自公布之日起执行，解释权属教务处。